Automatización de Reportería
Si alguien en tu equipo pasa horas cada semana copiando datos de un Excel a otro, armando el mismo reporte una y otra vez, o mandando mails con información que podría generarse sola... eso se puede arreglar.
El costo oculto de lo manual
Cada empresa tiene procesos que se repiten: el reporte de ventas del lunes, la consolidación mensual, el envío de estados de cuenta, la carga de datos al ERP. Alguien los hace a mano porque "siempre se ha hecho así".
El problema es que nadie se sienta a calcular cuánto cuesta eso. Y cuando lo calculas, los números suelen ser sorprendentes.
Ejemplo real:
Un analista que gana $1.500.000 al mes pasa 6 horas semanales armando reportes manuales.
- • 6 horas/semana × 52 semanas = 312 horas al año
- • Costo hora = ~$8.000
- • Costo anual = $2.500.000 (solo en un proceso)
Y eso sin contar los errores de copiar mal un número, las vacaciones del analista donde nadie hace el reporte, o el tiempo que podría estar dedicando a algo que agregue valor.
¿Qué se puede automatizar?
Reportes periódicos
Reportes que se generan siempre igual: ventas diarias, cierre mensual, KPIs semanales. Se arman y envían solos a las horas que definas.
Típico ahorro: 2-6 horas/semana
Consolidación de datos
Juntar datos de múltiples fuentes en un solo lugar: varias sucursales, varios sistemas, varios archivos Excel que hay que combinar cada mes.
Típico ahorro: 4-16 horas/mes
ETL (Extracción y Carga)
Mover datos de un sistema a otro: del ERP a un data warehouse, de un archivo a una base de datos, de un formulario a un CRM.
Típico ahorro: elimina procesos manuales diarios
Limpieza y validación
Corregir RUTs mal formateados, estandarizar nombres, detectar duplicados, validar datos antes de cargarlos a algún sistema.
Típico ahorro: reduce errores en 80-90%
Alertas y notificaciones
Enviar avisos cuando algo pasa: stock bajo, venta grande, margen negativo, cliente moroso. Pueden ir por mail, WhatsApp o donde necesites.
Típico ahorro: detectar problemas horas o días antes
Generación de documentos
Crear PDFs, cotizaciones, estados de cuenta o cualquier documento repetitivo a partir de datos. Se generan y envían solos.
Típico ahorro: 1-4 horas/día en procesos de facturación
Cómo trabajo automatización
Levantamiento del proceso actual
Me siento con quien hace el proceso hoy y lo documentamos paso a paso. ¿De dónde salen los datos? ¿Qué transformaciones se hacen? ¿Dónde van los resultados? ¿Qué excepciones hay?
Evaluación de factibilidad y ROI
No todo debe automatizarse. Calculamos cuánto tiempo y dinero ahorra versus cuánto cuesta desarrollarlo. Si el ROI no es claro, te lo digo.
Desarrollo e implementación
Construyo la automatización usando la herramienta que tenga más sentido: Python para cosas complejas, Power Automate si ya tienes Microsoft 365, o herramientas especializadas según el caso.
Pruebas y ajustes
Corremos la automatización en paralelo con el proceso manual para validar que los resultados coinciden. Ajustamos lo que haga falta.
Documentación y capacitación
Te dejo documentado qué hace la automatización, cómo funciona, y qué hacer si algo falla. No quiero que dependas de mí para siempre.
Herramientas que uso
Python
Para automatizaciones complejas, manejo de datos pesados, integraciones con APIs, y cualquier cosa que requiera lógica elaborada.
Power Automate
Para empresas con Microsoft 365. Bueno para automatizar flujos simples, mails, aprobaciones, y conectar apps de Microsoft.
Scripts a medida
A veces lo mejor es un script simple que hace exactamente lo que necesitas, sin dependencias complicadas.
No vendo herramientas. Uso la que tenga más sentido para tu situación, infraestructura y presupuesto. El objetivo es resolver el problema, no implementar tecnología por implementar.
Cuándo NO conviene automatizar
No todo debería automatizarse. A veces el proceso manual tiene sentido, o automatizar cuesta más de lo que ahorra.
El proceso cambia constantemente
Si cada vez que lo haces es diferente, automatizar es difícil y caro de mantener.
Se hace muy pocas veces
Si solo lo haces una vez al año, el ahorro anual es bajo y la inversión puede no valer.
Los datos de origen son un desastre
Si primero hay que arreglar cómo se capturan los datos, eso viene antes de automatizar.
Nadie sabe exactamente qué hace el proceso
Si está en la cabeza de una persona y tiene mil excepciones, primero hay que documentarlo y estandarizarlo.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta automatizar un proceso?
Depende de la complejidad. Una automatización simple (consolidar 3 archivos Excel y mandar un mail) puede costar $500.000-$1.000.000. Una más compleja (conectar varios sistemas, manejar excepciones, con lógica de negocio elaborada) puede llegar a $5-8 millones.
¿Cuánto tiempo toma?
Entre 1 y 4 semanas típicamente. Lo que más toma suele ser el levantamiento del proceso y conseguir acceso a los datos. El desarrollo en sí es rápido.
¿Qué pasa si falla la automatización?
Diseño las automatizaciones con manejo de errores: te avisan si algo sale mal en vez de fallar silenciosamente. Y siempre queda documentado cómo hacer el proceso manual por si hay una emergencia.
¿La automatización va a reemplazar empleados?
En mi experiencia, rara vez. Lo que pasa es que la persona que hacía el proceso manual ahora puede dedicar ese tiempo a cosas más valiosas: análisis, atención a clientes, proyectos nuevos. La automatización libera tiempo, no reemplaza personas.
¿Tienes procesos que podrían automatizarse?
Cuéntame qué procesos manuales tienen y vemos si tiene sentido automatizarlos. Sin compromiso.